Vos bureaux sont-ils prêts à vous recevoir en toute sécurité ?
Alors que les entreprises sont confrontées à une crise sanitaire mondiale, dont on ne connait pas la fin, elles doivent préparer le retour dans leurs locaux de leur actif le plus important : leurs employés.
On ignore encore beaucoup sur ce nouveau coronavirus, si ce n’est sa létalité et sa contagiosité importante. Nous entrons dans une phase intermédiaire où les employeurs et les propriétaires de bâtiments doivent pourtant élaborer un plan opérationnel d'urgence clair et coordonné qui devra garantir aux salariés des conditions sanitaires proches de celles de la santé publique à savoir des surfaces propres, un air propre et une activité non contaminante.
Alors comment pouvons-nous convaincre les gens que les bâtiments qu'ils s’apprêtent à retrouver sont sains et sûrs?
Et à plus long terme, comment devront être conçus nos bureaux pour protéger leurs occupants et la productivité ?
Tout est une question d’humain
Il faut s’attendre à ce que la santé et le bien-être des personnes au travail soient placées au cœur des préoccupations. Cette épidémie a révélé notre fragilité vis-à-vis de notre environnement et la capacité de ce dernier à transmettre très facilement les maladies. Mais notre environnement bâti, s’il est bien conçu et maintenu, peut également nous protéger de ces même maladies. Il peut même favoriser une bonne hygiène mentale et améliorer nos capacités cognitives.
Cela étant dit, nous ne pouvons pas simplement dire aux gens qu’un immeuble a été repensé pour faire face à la crise sanitaire. Il ne suffit pas de dire qu'il est prudent de retourner au travail sans aucun moyen d’appuyer cette affirmation. Il faut en apporter la preuve.
A court terme
Il est bien évident que documenter toutes les mesures de sécurité prises et suivre leur performance sera chronophage mais nécessaire. Quelles sont ces mesures à court-terme qui devront être mises en place ?
- Revoir l’organisation des espaces et du temps
Au vu du mode de propagation du virus, il est recommandé de garder une distance de sécurité d’un mètre (et cette distance est minimale car les particules aéroportées peuvent aller plus loin qu’1m). Au-delà du port du masque qui a ses limites, il va falloir réduire le taux d’occupation des espaces de travail. Quelle stratégie mettre en place ?
Certaines entreprises envisagent d'intégrer progressivement les employés afin de limiter le nombre de personnes sur les lieux et de les ramener au travail après une longue période de confinement.
D’autres proposent la rotation des équipes, ou de travailler en horaires légèrement décalées pour répondre aux inquiétudes de certaines personnes qui ne souhaitent pas emprunter les transports publics pendant les heures de pointe.
Enfin, le télétravail que la plupart des entreprises ont adopté ces dernières semaines pourrait être mis en place de manière durable et plus étendue afin de diminuer la densité dans les bureaux.
Flex ?
Selon le baromètre 2019 d’Actineo sur l’évolution des modes de vie au travail, le flex office concerne 14% des actifs en France. Dans ce mode de travail, où les bureaux ne sont plus attitrés, les salariés peuvent utiliser différents fauteuils tout au long de la journée pour accomplir différentes tâches.
Dans les conditions sanitaires actuelles, les salariés pourraient être fortement préoccupés par la propreté de ces postes de travail partagés. Même si les entreprises fournissent des lingettes et lotions désinfectantes dans tout le bureau, les collaborateurs ne risquent-ils pas de passer un temps excessif à nettoyer leurs espaces de travail avant même de pouvoir s’y installer ? Et comment nettoyer le textile des fauteuils ?
Revenir à un mode classique d’occupation et restreindre le nombre de pièces où les personnes peuvent travailler et se regrouper semble indispensable.
De même l’utilisation des salles de réunion devra être repensée. Se rassembler dans une petite salle de conférence avec une mauvaise ventilation n’est pas recommandé. Il faudra utiliser les salles de conférence avec la moitié des personnes qu'elles peuvent accueillir.
Guide de préparation du lieu de travail dans le cadre du COVID-19
Veuillez compléter le formulaire ci-dessous pour télécharger le guide.
- Désinfection des surfaces
Les recherches montrent que cette famille de virus peut survivre généralement entre 4 et 5 jours sur des matériau tels que l’aluminium, le bois, le papier, le plastique et le verre. Les basses températures et une humidité faible ou élevée (< 40% ou > 60%) accroissent leur durée de vie.
C’est pourquoi les entreprises doivent immédiatement mettre en œuvre un niveau accru de protocoles de nettoyage et d'assainissement. De manière générale, elles doivent mettre en œuvre des protocoles de nettoyage non seulement pour les postes de travail, mais aussi pour les salles de conférence, les espaces collaboratifs, les ascenseurs, la réception et autres espaces communs à intervalles réguliers tout au long de la journée. Il faudra être en mesure de suivre une norme tierce objective afin que le protocole soit respecté.
- Focus sur la Qualité de l’air intérieur
Afin d’éviter la propagation du coronavirus par des facteurs liés aux systèmes CVC ou aux installations sanitaires, il faudra appliquer les recommandations élémentaires :
- Maximiser l’apport en air neuf et le renouvellement
- Désactiver le recyclage de l’air
- S’assurer du niveau des filtres utilisés et de leur bon entretien
- Vérifier l’absence de fuite entre l’air neuf et l’air extrait dans les systèmes de récupération de chaleur
- Veiller à niveau d’hygrométrie limitant la transmission du virus
Heureusement, la technologie est là pour nous aider. La solution GreenMe permet de qualifier en continu les paramètres environnementaux (dont l’hygrométrie et le renouvellement d’air) des espaces de vie et de travail et faciliter la remontée d’anomalies vers les gestionnaires technique et la maintenance. Les petits cubes GreenMe ont de plus l’avantage d’être visibles de tous et rendent tangibles les actions de contrôle menées.
- Communiquer, communiquer, communiquer
Dans cette période d’incertitude, où nous sommes submergés d’informations, parfois fausses ou contradictoires, il est primordial de favoriser les sources officielles telles que l’ARS, l’OMS, le ministère de la santé ou ASHRAE.
Mais surtout, afin de démontrer aux occupants que leur santé et leur sécurité est prise au sérieux, il est crucial de les tenir informés des nouveaux protocoles mis en place, des niveaux de sécurité atteints, et des conditions environnementales d’accueil.
Les écrans peuvent être installés dans les halls d'immeuble ou à d'autres points de passage, comme dans les ascenseurs. Les informations pourraient également être diffusées dans l’intranet ou via une application mobile.
Dans tous les cas, les immeubles devront afficher leur niveau de propreté et de sécurité.
A long terme
À un moment donné, nous dépasserons cette phase transitoire pour atteindre un « nouveau normal ». Bien qu'aucun de nous ne puisse prédire l'avenir, il semble raisonnable de s'attendre à ce que l'accent soit mis sur la santé et l’environnement et cela pourra conduire à de grands changements dans les exigences qu’auront les gens envers les bâtiments qu’ils utilisent.
- Qualité environnementale des bâtiments
Avec le changement climatique, la nouvelle législation et les prix de l’énergie, le secteur immobilier a déjà commencé sa transition vers plus de responsabilité. 49 entreprises, 28 villes et 6 états / régions ont déjà signé l'engagement « Net Zero Carbon Buildings » récemment publié par le World Green Building Council.
Ne faudrait-il pas créer de nouveaux indicateurs clés de performance pour valoriser les biens immobiliers engagés dans une démarche de développement durable et de qualité environnementale ? Quels pourraient-ils être ?
- « L’usage optimal » détermine à quel point un espace facilite à la fois a productivité et le plaisir. Les bureaux devront être configurés et fonctionner de manière à optimiser la productivité de leurs usagers.
- Ce qu’un espace peut faire est indissociable de son impact sur la santé et le bien-être de ses occupants, faisant du « bien-être » un autre indicateur clé de performance. Par exemple, compte tenu de la mauvaise qualité de l'air de tant de villes, ne devrait-il pas être possible de quitter un bâtiment plus sain que lorsque vous y êtes entré?
Cette performance devra être affichée afin que chaque usager prenne conscience des conditions dans lesquelles il va passer une grande partie de sa journée ou qu’il puisse peut être choisir l’entreprise qui lui permettra de travailler dans un bâtiment sûr, sain et performant.
C’est une manière vertueuse de valoriser les biens immobiliers responsables et de favoriser leur développement.
- Les entreprises devront questionner l’objectif de leurs bureaux
Pour citer Antony Slumbers : « Businesses don’t want an office, they want a productive workforce”.
La crise du COVID-19 a permis de faire émerger foule de solutions de visioconférences et de travail collaboratif à distance. Le télétravail est facilité et pourra être étendu.
Les employeurs devraient donc remettre en question l'objectif des bureaux. Pourquoi se rendre au bureau si l’on peut parfaitement travailler à domicile ? Il faudra que les conditions de travail soient meilleures qu'à la maison, qu’elles garantissent conforts acoustique, hygrothermique et visuel, et surtout qu’elles préservent notre santé . Aussi, le carbone dépensé dans les trajets domicile-travail ne devra-t-il pas être compensé ?
Enfin, puisse que nous serons amenés à travailler plus longtemps de notre domicile, celui-ci ne devra-t-il pas être conçu pour répondre à ce besoin ? L’employeur ne devra-t-il pas veiller aux conditions physiques (et mentales) dans les lesquelles ses employés travaillent ?
Ce qui est certain c’est que cette crise épidémique et environnementale nous pousse à apprendre très vite et les leçons que nous tirons de cette expérience nous aideront à concevoir des environnements qui promeuvent la santé et le bien-être en tant que valeurs fondamentales. Nous pouvons saisir cette opportunité - et nous pouvons commencer dès aujourd'hui - pour concevoir et construire un monde meilleur pour demain.
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